El arte de no obsesionarse con lo que no tiene remedio

El otro día, mi hijo me trajo sus notas. Matemáticas, sobresaliente. Plástica, excelente. Lengua, notable. Biología, suficiente. Y en lugar de felicitarle por los dieces, me salió la frase más automática de la historia de la paternidad:

—Ese suficiente en biología… habrá que trabajarlo.

El chaval me miró como quien oye llover y dijo:

—Pero mira lo demás.

Y tenía razón. Qué manía con centrarnos en lo que falta en lugar de potenciar lo que ya está funcionando. Y lo peor es que lo hacemos todo el tiempo, no solo con los hijos. En los equipos de trabajo, en los proyectos, en las empresas. Nos obsesionamos con equilibrar lo flojo en lugar de apostar por lo fuerte.

Tomemos un clásico: en cada equipo hay un tipo brillante que resuelve problemas en minutos, pero que escribe emails como si estuviera descifrando un código medieval. ¿Qué hace la empresa? Mandarlo a un curso de redacción en lugar de dejarle en paz y pedirle a otro que escriba los correos. O la diseñadora excepcional que pierde papeles, citas y la noción del tiempo. En lugar de asignarle un gestor de proyectos que la ayude, alguien decide que debe «aprender a organizarse».

Pero no, no todos tenemos que ser buenos en todo. De hecho, intentar que la gente sea competente en lo que no se le da bien es una receta infalible para la mediocridad.

Demasiadas cosas, poco impacto

Otro gran error: confundir movimiento con progreso. Equipos enteros rellenando excels, actualizando CRMs, asistiendo a reuniones donde la gente toma notas sobre otras notas que acabarán en un cajón. ¿El resultado? Una falsa sensación de productividad.

El truco es simple: hacer menos, pero hacer lo que importa. Y aquí viene lo complicado, porque decidir qué es lo importante requiere más esfuerzo que simplemente tachar cosas de una lista. Hay empresas que podrían eliminar el 40% de sus procesos sin que nadie lo notara. Lo que pasa es que a la gente le gusta sentirse ocupada, aunque lo que esté haciendo no sirva para nada.

Una solución es preguntarse: ¿qué pasaría si dejáramos de hacer esto? Si la respuesta es «nada», ya sabes qué hacer.

Herramientas que complican en vez de simplificar

Y hablando de cosas inútiles, ¿qué me decís de esas herramientas digitales que supuestamente nos hacen más productivos? Ese software de gestión de proyectos donde hay que actualizar 17 campos para cumplir un indicador. O esa app que te envía notificaciones cada cinco minutos para recordarte lo que ya sabes que tienes que hacer.

Seguro que algún día un compañero te ha enseñado orgulloso el nuevo sistema que habían implementado. «Mira, ahora podemos ver en tiempo real quién está trabajando en qué». Lo que no te dijo es que cada empleado dedicaba media hora al día a indicar en qué estaba trabajando. Si hacemos números, en un equipo de veinte personas son diez horas diarias perdidas en decir lo que estás haciendo en lugar de, simplemente, hacerlo.

Las mejores herramientas son las transparentes, las que ni notas que están ahí. Como un buen cuchillo de cocina: no piensas en él mientras cocinas, simplemente te ayuda a cortar. Si tu equipo pasa más tiempo alimentando el sistema que haciendo el trabajo real, quizá sea hora de simplificar.

El control es una trampa

Otra manía: supervisarlo todo. Asegurarse de que cada email pase por tres filtros. Hacer reuniones para revisar las tareas de la última reunión. Exigir que la gente informe de cada paso, como si su trabajo consistiera en demostrar que está trabajando.

El problema es que el control absoluto no es eficiencia, es miedo. Y el miedo paraliza. Los mejores equipos no funcionan con vigilancia, sino con autonomía. ¿Cómo se consigue eso? Muy fácil: dejando claro qué se espera y luego apartándose del medio.

Si alguien en tu equipo necesita que le aprueben cada decisión, el problema no es la persona, es el sistema. Y si crees que sin control la gente se tiraría todo el día mirando YouTube, quizá el problema sea a quién estás contratando.

Menos drama, más soluciones

Un clásico en la gestión de proyectos: cuando algo falla, se monta un comité de crisis, se buscan culpables y se redactan informes sobre lo sucedido. En lugar de corregir el error y seguir adelante, se alarga el sufrimiento con análisis interminables.

Pero la realidad es que la mayoría de los problemas tienen soluciones simples. Y muchas veces la clave no es entender cada microdetalle del fallo, sino aplicar un arreglo rápido y efectivo. Como cuando te das cuenta de que llevas todo el día con la bragueta bajada: no hace falta una reunión para discutir cómo ha pasado, simplemente te subes la cremallera y sigues con tu vida.

En resumen, céntrate en lo que sí funciona

Volviendo a mi hijo, lo cierto es que probablemente nunca sea un experto en biología. Pero si le potenciamos lo que se le da bien, quizá algún día diseñe algo increíble o resuelva un problema matemático que cambie el mundo.

Lo mismo pasa en los equipos. Si dejamos de obsesionarnos con lo que falta y nos enfocamos en lo que sí funciona, el impacto será mucho mayor.

Porque al final, la clave no está en arreglar defectos, sino en potenciar fortalezas. En hacer menos, pero mejor. En dejar que la gente haga su trabajo sin burocracia innecesaria.

Y sobre todo, en no perder el tiempo con cosas que, en el fondo, no importan.

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