A medida que tu proyecto crece, te enfrentas a uno de los mayores retos de sostenibilidad: la gestión del conocimiento

Cuando comienzas a desarrollar un proyecto, te das cuenta que se generan muchas unidades de información, normalmente muy fragmentadas y dispersas en distintos canales y formatos.

En esa fase el mayor riesgo suele estar en procesos e información que están “sólo en tu cabeza” o en encontrar el lugar donde guardaste aquel documento, el cuaderno donde apuntaste esa idea o la foto de la pizarra que tenía el flujo clave del proceso.

Sin embargo, es precisamente cuando la información debe compartirse y cocrearse, cuando se abre el verdadero debate sobre cuál es la mejor manera de almacenar, hacer crecer y compartir el conocimiento.

Y ahí entran por supuesto algunas de las herramientas que más usamos (como Trello, Slack, Drive, Asana, Confluence.. ) que facilitan la tarea de vehicular, almacenar y tener disponible el conocimiento.

Pero también cuando hablamos de cómo gestionar el conocimiento que ya está disponible en la organización surgen dos conceptos muy interesantes que conviene tener muy presentes: conocimiento tácito y conocimiento explícito.

Conocimiento tácito

El conocimiento tácito se refiere al bagaje de cada persona,a sus vivencias, a su imaginación y a su intuición.

Incluye la parte más única como ideas, experiencias, costumbres, valores y creencias.

Al ser tan propio, tan interiorizado, parece difícil de traspasar a otros, pero por supuesto hay formas de que forme parte del valor de la organización y del proyecto.

Es precisamente este tipo de conocimiento el que hace de una organización y sus miembros un ecosistema único, que no puede plagiarse.

Por ejemplo, cómo damos la bienvenida a un cliente cuando nos conoce, cómo nos comportamos ante las costumbres de nuestro entorno cercano, o cómo detectamos a un perfil de cliente y en consecuencia qué tipo de tono aplicamos a las comunicaciones para conseguir nuestros objetivos.

Es lo que a veces denominamos know-how, savoir fer…. pues es verdaderamente un talento que explotar y hacer patente.

Por eso esconde una gran oportunidad

En la medida en que seamos capaces de poner palabras, forma y procesos a nuestro conocimiento tácito, el resto de miembros de nuestro equipo podrán participar de nuestro conocimiento, hacerlo crecer y complementarlo.

Se trata en definitiva de no dar tantas cosas por hecho.

Por ejemplo:

  • Compartir el significado que para todos los miembros del equipo tiene una palabra. A partir de ahí, la usaremos sabiendo lo que significa para todos o incluso acordando del significado en cada contexto,lo cual nos puede ahorrar más de una confusión.
  • Insistir sobre las formas en las que asentamos las ideas, los aprendizajes y en la medida de lo posible, documentar los avances, etc. Cuanto más conscientes y partícipes son los miembros de una organización de los pasos que se dan para conseguir objetivos comunes, más fuerte es el grupo y más conocimiento compartido se genera.

Conocimiento explícito

Es aquel que se puede articular sin problema, el que siempre tenemos más presente (aunque no siempre bien organizado y accesible). La forma más común de conocimiento explícito son manuales, documentos y procedimientos (como por ejemplo la wikipedia de donde sale esta definición). Pero también hay otras formas de conocimiento explícito como las habilidades humanas, motivaciones y conocimientos.

La idea es buscar la manera más armónica para que el conocimiento compartido cumpla su función: facilitar y agilizar el crecimiento del proyecto.

Así por ejemplo, una gestión eficiente del conocimiento explícito incluye:

  • Saber dónde y cómo se guarda la información
  • Crear un lugar y un formato para cada tipo de conocimiento
  • Diferenciar claramente entre el conocimiento “en construcción” y el “conocimiento consolidado”
  • Garantizar que el conocimiento está disponible para todos los interesados a través de herramientas a las que los generadores y consumidores de contenido pueden entrar según su rol.
  • Disponer el contenido de manera que pueda crecer y actualizarse, creando estructuras y usando herramientas abiertas y conectadas

El proceso de transformación

Hay varias maneras de combinar los tipos de conocimiento, por ejemplo la socialización y la exteriorización, que convierten lo tácito en explicito. Usándolas estaremos haciendo más fuerte a la organización y conseguiremos crear nuevos horizontes más amplios y sostenibles. Si te interesa, aquí hay un muy buen artículo que habla del tema desde el aspecto más teórico: http://anamariaaguilera.com/nonaka-takeuchi/

¿Qué te parece? Me encantaría conocer los retos de tu proyecto u organización en torno a la gestión del conocimiento.

Será un placer acompañarte a gestionarlo y ayudarte a que sea un activo valioso y accesible.