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A medida que tu proyecto crece, te enfrentas a uno de los mayores retos de sostenibilidad: la gestión del conocimiento

Cuando comienzas a desarrollar un proyecto, te das cuentas que se generan muchas unidades de información, normalmente muy fragmentadas y dispersas en disintos canales y formatos.

En esa fase el mayor riesgo suele estar en procesos e información que están “sólo en tu cabeza” o en encontrar el lugar donde guardaste aquel documento, el cuaderno donde apuntaste esa idea o la foto de la pizarra que tenía el flujo clave del proceso.

Sin embargo, es precisamente cuando la información debe compartirse y cocrearse, cuando se abre el verdadero debate sobre cuál es la mejor manera de almacenar, hacer crecer y compartir el conocimiento.

Y ahí entran por supuesto algunas de las herramientas que más usamos (como Trello, Slack, Drive, Asana, Confluence.. ) que faciltan la tarea de vehicular, almacenar y tener disponible el cononocimiento.

Pero tambien cuando hablamos de cómo gestionar el conocimiento que ya está disponible en la organización surgen dos dos conceptos muy interesantes que conviene tener muy presentes: conocimiento tácito y conocimiento explicito.

Conocimiento tácito

El conocimiento tácito se refiere al bagaje de cada persona,a sus vivencias, a su imaginación y a su intuición.

Incluye la parte más única como ideas, experiencias, costumbres, valore y creencias.

Al ser tan propio, tan interiorizado, parece dificil de traspasar a otros, pero por supuesto hay formas de que forme parte del valor de la organización y del proyecto.

Es precisamente este tipo de conocimiento el que hace de una organización y sus miembros un ecosistema único, que no puede plagiarse.

Por ejemplo, cómo damos la bienvenida a un cliente cuando nos conoce, cómo nos comportamos ante las costumbres de nuestro entorno cercano, o cómo detectamos a un perfil de cliente y en consecuencia qué tipo de tono aplicamos a las comunicaciones para conseguir nuestros objetivos.

Es lo que a veces denominamos know-how, savoir fer…. pues es verdaderamente un talento que explotar y hacer patente.

Por eso esconde una gran oportunidad

En la medida en que seamos capaces de poner palabras, forma y procesos a nuestro conocimiento tácito, el resto de miembros de nuestro equipo podrán participar de nuestro conocimiento, hacerlo crecer y complementarlo.

Se trata en definitiva de no dar tantas cosas por hecho.

Por ejemplo:

  • Compartir el significado que para todos los miembros del equipo tiene una palabra. A partir de ahí, la usaremos sabiendo lo que significa para todos o incluso acordando del significado en cada contexto,lo cual nos puede ahorrar más de una confusión.
  • Insistir sobre las formas en las que asentamos las ideas, los aprendizajes y en la medida de lo posible, documentar los avances, etc. Cuanto más coscientes y partícipes son los miembros de una organización de los pasos que se dan para conseguir objetivos comunes, más fuerte es el grupo y más conocimiento compartido se genera.

Conocimiento explícito

Es aquel que se puede articular sin problema, el que siempre tenemos más presente (aunque no siempre bien organizado y accesible). La forma más común de conocimiento explícito son manuales, documentos y procedimientos (como por ejemplo la wikipedia de donde sale esta definición). Pero también hay otras formas de conocimiento explícito como las habilidades humanas, motivaciones y conocimientos.

La idea es buscar la manera más armónica para que el conocimiento compartido cumpla su función: facilitar y agilizar el crecimiento del proyecto.

Así por ejemplo, una gestion eficiente del conocimiento explícito incluye:

  • Saber dónde y cómo se guarda la información
  • Crear un lugar y un formato para cada tipo de conocimiento
  • Diferenciar claramente entre el conocimiento “en construcción” y el “conocimiento consolidado”
  • Garantizar que el conocimiento está disponible para todos los interesados a través de herramientas a las que los generadores y consumidores de contenido pueden entrar sgún su rol.
  • Disponer el contenido de manera que pueda crecer y actualizarse, creando estructuras y usando herramientas abiertas y conectadas

El proceso de transformación

Hay varias maneras de combinar los tipos de conocimiento, por ejemplo la socialización y la exteriorización, que convierten lo tácito en explicito. Usándolas estaremos haciendo más fuerte a la organización y conseguiremos crear nuevos horizontes más amplios y sostenibles. Si te interesa, aquí hay un muy buen artículo que habla del tema desde el aspecto más teórico: http://anamariaaguilera.com/nonaka-y-takeuchi/

¿Qué te parece? Me encantaría conocer los retos de tu proyecto u organización en torno a la gestión del conocimiento.

Será un placer acompañarte a gestionarlo y ayudarte a que sea un activo valioso y accesible.